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【慧博分享】防疫期间组织运营和工作绩效管理应对策略

2020-02-19 16:56:41   来源:东方慧博

自2020年1月20日新型肺炎疫情爆发以来,全国各地先后启动重大突发公共卫生事件一级响应,国务院在1月26日发布了延长2020春节假期的通知,各地也根据疫情发展情况贯彻落实了延期复工的相关政策,而随着春节假期逐步进入尾声,各地企业也开始陆续复工。

新型肺炎疫情虽严峻,但社会经济运转不能停,开展正常、安全、有序的生产经营活动也成为了我们打赢这场疫情防控阻击战的关键。

慧博咨询梳理了防疫期间企业内部运营管理的一些建议,希望能够为您提供一些借鉴和帮助。


组织措施与工作管理

No.1

明确组织部署,防疫经营两不误

·稳军心

自新型冠状病毒爆发以来,全国上下都被笼罩在疫情阴霾之下,而因春运可能带来的输入性传播风险更是闹的人心惶惶,在这样的时刻下,企业应该积极发挥社会责任,稳住军心、稳定大局,在加强防控措施的情况下,尽可能消除员工的顾虑和焦虑,坚定攻克疫情的信念与决心。

·抓主业

新型肺炎疫情自爆发以来蔓延迅速,全国各行各业的生产经营活动多多少少都受到了影响,而越是这样的时刻,企业越需要明确主业,上下一心、众志成城、共度难关,无论是对外的业务拓展、经营服务,还是对内的运营管控、日常支持,企业都需要认清优先级,优先保障和处理紧急的、重要的、根本的业务和工作,从而满足企业最基本的生产经营要求。



·防疫情

随着各地员工随着返工潮回归一线岗位,疫情防控已成为企业现阶段最为核心的一项工作,不仅是办公场所的消毒卫生需要注意,内部生产经营秩序、运营管理机制等更需要调整和改变,避免聚集性病例的发生。

·调机制

面对当前疫情,为了加强疫情防护,同时保障生产经营,企业应在灵活调整工作机制和管控机制,在此提供几点建议供参考:

· 核心岗位AB岗轮值

· 非核心岗位居家远程办公

· 执行弹性工作制,错峰办公

· 视频会议替代线下会议,避免人群聚集

· 适当安排调休、待岗,合理降低人工成本

当然,上述这些机制想要充分发挥作用并保证工作效率和工作质量,还需要在内部工作管理、绩效管理方面有所关注和完善。


No.2

强化规范管理,工作落实有保障

无论是弹性工作制还是远程线上办公,从企业角度来看,带来的直接问题就是在一定程度上弱化了管控力度,而在此情况下,如何保证员工工作效率和工作质量?如何保证组织绩效不受影响?我们在此分享几项管理的关键要点:

·关键点1——明确排班,保证出勤

弹性工作制、远程办公等机制在工作时间上赋予了员工更多的自主性,而看似“宽松”的工作条件更要求企业精细严谨的管理,“弹”而不“松”的首要条件就是保证出勤与工时。

我们建议企业管理者设定同步、重叠、固定且集中的工作时间段,所有员工在这一时间段内均需保证处于工作状态,一方面,是便于规范性管理,通过强制约定避免员工因自我约束、自我管理能力不足而造成的工作效率低下,有助于居家办公人员集中精力办公而不被家中琐事干扰;另一方面,也为特殊时期的及时沟通提供保证,有利于突发事件和问题的解决。此外,我们也建议企业可利用线上办公软件或通讯软件,实现线上出勤打卡,保证出勤考核。

·关键点2——构建线上“同步”办公场景,确保及时沟通

保证防疫期间远程办公、错峰办公效率的第二个关键点就在于搭建合理、高效的沟通渠道,保证各类信息的及时传递,包括母子公司及上下级之间纵向沟通、各部门之间横向沟通、与外部各个单位的沟通等等。

除了有效利用微信、QQ、线上办公软件等作为沟通手段提高沟通效率外,做好沟通前的各类准备也至关重要,例如约定好集中沟通或反馈时间保证沟通时的环境、条件;利用文件、文档呈现关键信息并进行沟通确认,保证沟通的准确到位等。另外,利用微信群视频功能,定期进行“视频”沟通也能较好的构建工作氛围,保证居家办公的办公效率。跨部门协调时,涉及多人沟通的建议通过微信群模式提高协调效率。



·关键点3——建立新的“规则”,强化计划管理

弹性工作制、远程办公等机制并非普遍适用于各类岗位、各项工作,例如需要团队协作、资源支持、频繁沟通、面对面服务类的工作内容可能就不适合采用弹性工作制来完成。因此,企业管理人员更应合理鉴别不同的工作内容和任务事项,尽可能给员工布置安排可独自完成、标准清晰、成果明确的工作任务,从而保证工作指导、监督、管控的可操作性和有效性。

如同并非所有岗位都适用弹性工作和远程办公,也并非任何员工都能很好地适应弹性工作,建立弹性工作下的“规则感”尤为重要,我们建议企业在此期间强化每日工作计划管理,可以通过语音视频通话、线上办公操作等方式,帮助员工梳理、明确每一天的工作计划,并每日督导、跟踪其完成情况,从而保证工作质量和效率。

·关键点4——推进“火车头”模式的绩效管理

针对防疫期间灵活工作机制下势必要求每位员工都成为“火车头”,但是也要充分理解不是每个人都能成为“火车头”,或者每个人的能力不同,作为“火车头”的动力也有较大差异,因此我们有以下建议可供参考:

· 明确成果导向的绩效目标

    员工的能力岗位不同,对于能力或自觉性较低的员工,需要在时间进度上体现“按天”甚至按“半天”为周期的高频评估,同时需要将工作任务细分,并明确细分内容的成果和标准,在授予员工工作地点的“自由度”的同时进行必要的监控和引导。

· 计划部署“同步”公开,相互监督

    尽可能利用信息化方式,将每个人的工作任务、要求以及结果“同步”到相关人员,相互监督相互促进。

· 加强及时评价、点对点评价

由于灵活工作形式改变了既往的运营模式,在信息化系统环境尚不完善的情况下,考核关系上强调直接上级的及时性评价和点对点评价。而在此过程中,管理者更应重视考核结果的反馈和及时沟通,从而串联完整的绩效管理流程,实现系统的、动态的、可持续的工作管理和提升。



以上建议与分享不知是否能为您提供一些新的思路和想法,如果您有其他问题也欢迎致电咨询:15910593823

疫情当前,生活向前。慧博咨询愿同您一道共渡疫情难关,助力企业长远发展!


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